Sie sitzen vor dem Salesforce-Angebot. Der Account-Manager schickt eine Liste mit User-Anzahl, Editionen und einer Jahressumme. Und Sie wissen nicht: ist das wirklich der Bedarf, oder kaufen wir gerade auf Verdacht?
So oder so ähnlich beginnt fast jedes Lizenzgespräch im Mittelstand. Die Frage ist nicht, wie viele User Sie haben. Die Frage ist, welche Lizenz jeder einzelne wirklich braucht. Und das klärt sich nicht beim Renewal, sondern davor.
Edition zuerst, User-Anzahl danach
Bevor Sie über User-Zahlen sprechen, muss eine Frage geklärt sein: Welche Edition? Salesforce verkauft fünf Stufen, und der Sprung zwischen ihnen verändert sowohl Funktionsumfang als auch Preis komplett.
| Edition | Preis ca. | Wann sinnvoll |
|---|---|---|
| Starter | ~€25/User/Monat | Sehr kleine Teams, einfaches CRM ohne Custom Logic |
| Pro Suite | ~€95/User/Monat | Wachsende Teams, einfache Automatisierung |
| Enterprise | ~€165/User/Monat | Mittelstand-Standard. Flows, Custom Objects, Permission Sets |
| Unlimited | ~€330/User/Monat | Wenn Sie Sandboxes, 24/7-Support oder Unlimited Apps brauchen |
Preise gelten pro Nutzer und Monat, jährlich abgerechnet. Verhandlungsspielraum ist möglich, vor allem bei größeren Volumen oder Mehrjahresverträgen.
Die meisten Mittelständler landen bei Enterprise. Pro Suite reicht oft nicht, weil Flows und Permission Sets fehlen. Unlimited rechnet sich nur in spezifischen Szenarien. Eine ausführliche Gegenüberstellung finden Sie in meinem Artikel zur Edition-Wahl im Mittelstand.
User-Typen klären, bevor Sie zählen
Die zweite Pflichtfrage: Welche Rollen werden im System sein, und wie intensiv arbeiten sie damit? Nicht jeder, der theoretisch Zugang braucht, braucht auch eine Full-User-Lizenz.
Ich teile User in einem Pre-Sales-Workshop immer in vier Kategorien ein:
- Power-User: Vertrieb, Account Manager, Service-Mitarbeiter. Loggen sich täglich ein, arbeiten mit Leads, Opportunities, Cases. Brauchen Full Sales Cloud / Service Cloud.
- Deal-Closer: Geschäftsführung, Sales-Leitung, Controlling. Schauen regelmäßig in Reports und Dashboards, schließen Deals, brauchen aber selten Custom Logic. Full License, oft mit eingeschränktem Profile.
- Light-User: Operations, HR, Finance. Nutzen einzelne Custom Apps oder Genehmigungsprozesse. Hier reicht oft eine Platform License oder ein zusätzliches Permission-Set.
- Externe: Partner, Kunden, Integrations-Accounts. Brauchen Identity License (~€5) oder Experience Cloud, niemals Full License.
Vor jedem Kauf gehe ich diese Liste mit dem Kunden Person für Person durch. Auf einem Whiteboard. Das dauert eine Stunde und spart später fünfstellige Beträge.
Permission-Set-Lizenzen statt mehr User-Lizenzen
Der wichtigste Hebel beim Pre-Purchase-Planning, den fast niemand nutzt: Permission-Set-Lizenzen.
Statt einem Light-User eine zweite Full License zu verkaufen, weil er Zugriff auf eine spezielle Funktion braucht, können Sie ihm ein Permission-Set zuweisen. Das gilt für CPQ, Service Cloud Voice, Sales Engagement und viele weitere Add-on-Funktionen. Permission-Set-Lizenzen kosten einen Bruchteil einer User-Lizenz und werden gezielt vergeben.
Wachstum einplanen, aber nicht überkaufen
Die zweite typische Falle: Unternehmen kaufen Lizenzen "auf Vorrat" für geplantes Wachstum. Mit dem Argument, der Discount sei jetzt besser. Klingt rational, kostet aber meistens Geld.
Salesforce-Verträge sind in der Regel jährlich oder mehrjährig. Lizenzen lassen sich jederzeit nach OBEN anpassen, der Discount bleibt erhalten. Lizenzen lassen sich aber nur zum Vertragsende nach UNTEN reduzieren. Wer 30% Puffer einkauft und das Wachstum nicht eintritt, sitzt auf bezahlten, ungenutzten Lizenzen für 12 oder 24 Monate.
Mein Pre-Renewal-Forecasting sieht so aus:
- Aktuelle Lizenz-Allokation pro Rolle dokumentieren
- Realistischer Headcount-Forecast: Was hat HR für die nächsten 12 Monate auf der Roadmap?
- Puffer maximal 10-15% auf Power-User. Kein Puffer auf Light-User oder Externe
- Bei Mehrjahresvertrag: Wachstum nur fürs erste Jahr fest einkaufen, Erweiterung für Folgejahre vertraglich offen halten
Bewusst zu wenig kaufen kann der bessere Weg sein
Ein Punkt, den Salesforce-Account-Manager nie freiwillig ansprechen: Sie können absichtlich UNTER Bedarf einkaufen.
Die Logik: Sie starten mit der Anzahl, die zu Tag 1 produktiv wird. Nicht mit der Vision für Monat 6. Wenn neue User dazukommen, kaufen Sie nach. Salesforce nimmt zwar einen kleinen Aufschlag pro Nachkauf, aber dieser ist niedriger als die Kosten für 6 Monate ungenutzter Lizenzen.
Diese Strategie funktioniert besonders gut, wenn Sie Salesforce gerade einführen. Onboarding dauert. Die ersten 10 User kommen oft 4-8 Wochen früher live als die nächsten 10. Wer alle 20 ab Tag 1 lizenziert, zahlt 2 Monate für leere Logins.
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Wenn der Bestand bereits da ist
Die Methodik in diesem Artikel funktioniert vor dem Kauf. Wenn Sie eine bestehende Salesforce-Org haben und die aktuelle Lizenzstruktur überprüfen wollen, ist das ein anderer Prozess: Login-Aktivität, Profile-Audit, Verhandlungs-Hebel zum Renewal. Dazu habe ich einen separaten Artikel geschrieben, der die Schritt-für-Schritt-Methode für den Lizenzaudit zeigt, inklusive SOQL-Queries und einem konkreten Praxis-Beispiel.
Beide Artikel ergänzen sich: Pre-Purchase-Planung verhindert Overspending beim ersten Kauf. Lizenzaudit reduziert Overspending in einer bestehenden Org.
Der saubere Pre-Buy-Prozess
Wenn Sie das Ganze strukturiert angehen wollen, sieht ein realistischer Pre-Buy-Prozess so aus:
- Edition definieren: Starter, Pro Suite, Enterprise oder Unlimited. Entscheidung anhand Funktionsbedarf, nicht User-Anzahl
- Rollen-Mapping: Alle geplanten User in vier Kategorien (Power, Deal-Closer, Light, Extern)
- Lizenz-Mix berechnen: Full / Platform / Identity / Experience Cloud pro Kategorie
- Permission-Set-Lizenzen prüfen: Welche Add-ons können statt Full Licenses gezielt zugewiesen werden?
- Wachstum einplanen: Nur 10-15% Puffer auf Power-User, kein Puffer auf andere Kategorien
- Vertragslaufzeit: Mehrjahresvertrag nur wenn Sie absolut sicher sind, sonst jährlich verhandeln
Dieser Prozess dauert für ein 50-User-Unternehmen einen halben Tag. Er entscheidet, ob Sie 80.000 Euro oder 130.000 Euro pro Jahr für Salesforce ausgeben.
Häufige Fragen
Wie früh sollte ich vor einem Salesforce-Kauf den Bedarf planen?
Mindestens vier Wochen vor Vertragsstart. Sie brauchen Zeit für Rollen-Mapping, interne Abstimmung und Verhandlung mit Salesforce. Wer den Bedarf erst klärt, wenn das Angebot auf dem Tisch liegt, verhandelt aus der schwächeren Position.
Was ist der Unterschied zwischen Full License, Platform License und Permission-Set-Lizenz?
Eine Full License gibt vollen Zugang zur gewählten Edition (Sales Cloud oder Service Cloud). Eine Platform License erlaubt nur Custom Objects und Custom Apps, keine Standard-Sales-Objekte wie Leads oder Opportunities. Permission-Set-Lizenzen sind spezifische Add-ons, die einzelne Features (CPQ, Service Cloud Voice, Sales Engagement) gezielt freischalten, ohne einen ganzen User upzugraden.
Wie viel Puffer sollte ich für Wachstum einkalkulieren?
Maximal 10-15% auf Power-User wie Vertrieb und Service. Bei Light-Usern, Operations oder externen Accounts kein Puffer. Lizenzen lassen sich jederzeit nach oben anpassen ohne den Discount zu verlieren. Nach unten geht nur zum Vertragsende.
Was passiert, wenn ich beim Salesforce-Renewal weniger Lizenzen brauche?
Sie können zum Vertragsende reduzieren. Bei einem Jahresvertrag jährlich, bei Mehrjahresvertrag erst zum Ende der Laufzeit. Während der Vertragslaufzeit zahlen Sie weiter für ungenutzte Lizenzen. Genau deshalb ist Pre-Purchase-Planung so wichtig.
Lohnt sich ein Mehrjahresvertrag bei Salesforce?
Nur wenn Sie das Wachstum sehr sicher prognostizieren können. Mehrjahresverträge geben Discount und Preis-Sicherheit, binden Sie aber an die einmal vereinbarte Lizenz-Anzahl. Bei stark schwankendem Headcount oder neuer Salesforce-Einführung empfehle ich einen Jahresvertrag mit Verlängerungsoption.
Wenn Sie vor einer Salesforce-Einführung oder dem nächsten Renewal stehen und den Lizenzbedarf wirklich strukturiert planen wollen: Genau das ist die Arbeit, die ich mit Mittelstands-Kunden mache. Ein halber Tag Pre-Buy-Workshop spart oft fünfstellige Beträge pro Jahr und vermeidet die typischen Edition- und Lizenz-Fallen.
