"Wir zahlen 280.000 Euro im Jahr für Salesforce. Geht da was?" Diese Frage höre ich von Geschäftsführern im Mittelstand fast jede Woche. Die Antwort lautet: meistens ja. Bei einem Kunden mit 180 Lizenzen habe ich kürzlich 38.000 Euro Jahreskosten herausgeholt. In zwei Wochen Audit, ohne dass ein einziger User schlechter arbeiten konnte.
Salesforce verkauft sich nicht von selbst. Account Executives haben ein klares Ziel: mehr Lizenzen, höhere Editionen, Add-Ons. In den ersten zwei Jahren nach Einführung wachsen die Kosten oft schneller als der Nutzen. Niemand schaut hin. Bis das nächste Renewal kommt und die Geschäftsführung schluckt.
Ein Lizenzaudit deckt das auf. Strukturiert, nachvollziehbar, mit konkreten SOQL-Queries und Setup-Pfaden. In diesem Artikel zeige ich Ihnen meine Methode aus der Beraterpraxis. Inactive Users finden, falsche Editionen identifizieren, ungenutzte Add-Ons kündigen und das Ganze zum Renewal verhandeln.
Jede ungenutzte Salesforce-Lizenz kostet im Mittelstand 1.980 Euro pro Jahr. Bei 25 Inactive Users sind das 49.500 Euro. Geld, das nichts produziert.
Was ein Lizenzaudit ist (und was nicht)
Ein Lizenzaudit ist keine Salesforce-Diagnose. Wir reparieren keine Flows, schauen uns keine Datenqualität an, beheben keine Permission-Probleme. Das ist ein anderes Projekt. Beim Audit geht es ausschließlich um Geld. Genauer: um die Differenz zwischen dem, was Sie zahlen, und dem, was Sie tatsächlich nutzen.
Ich gehe in vier Schritten vor: User-Aktivität messen, Editionen und Lizenztypen prüfen, Add-Ons gegen Nutzung abgleichen, Verhandlungspaket schnüren. Dauer: zwei Wochen, davon ungefähr fünf Tage Hands-on-Arbeit in der Org. Zielzeitpunkt: 60 bis 90 Tage vor Renewal. Früher ist nutzlos, später ist zu spät.
Schritt 1: Inactive Users finden
Der häufigste und einfachste Hebel. Salesforce rechnet pro aktiver Lizenz, nicht pro tatsächlicher Nutzung. Ein User, der seit acht Monaten nicht mehr eingeloggt war, kostet genauso viel wie ein Vertriebsleiter, der täglich arbeitet. Bei meinem letzten Mittelstandskunden waren es 47 Inactive Users von 180. 26 Prozent reine Geldverbrennung.
Ich starte immer mit dieser SOQL-Query im Developer Console oder Workbench:
SELECT Id, Username, Name, IsActive, LastLoginDate, Profile.Name, UserType
FROM User
WHERE IsActive = true
AND (LastLoginDate < LAST_N_DAYS:90 OR LastLoginDate = null)
AND UserType = 'Standard'
ORDER BY LastLoginDate ASC NULLS FIRSTDiese Query zeigt alle aktiven Standard-User, die seit 90 Tagen nicht eingeloggt waren oder noch nie. UserType = "Standard" filtert Customer Community User und API-User heraus, die anders abgerechnet werden. Profile.Name ist wichtig für die spätere Gespräche: ein nicht eingeloggter "Sales User Pro" zählt anders als ein "Read Only".
Wichtig: Nicht jeder Inactive User wird sofort deaktiviert. Saisonale Vertriebler, Aushilfen, Mutterschutz, Krankheit. Die Liste muss mit HR und Vertriebsleitung abgeglichen werden. Faustregel aus der Praxis: 60 bis 80 Prozent der 90-Tage-Inactive-Liste sind tatsächlich tot. Bei dem 180er-Kunden waren es 47.
Position für Position prüfen: das ist die Methode. Kein Bauchgefühl, sondern Daten.
Schritt 2: Editionen und Lizenztypen prüfen
Hier wird es spannend. Salesforce verkauft gerne nach oben. Wenn ein Kunde Sales Cloud will, drückt der AE Sales Cloud Enterprise. Wenn der Kunde Reports baut, kommt Tableau dazu. Wenn der Kunde irgendwann Service-Tickets bearbeiten will, kommt Service Cloud Enterprise. Am Ende stehen 200 User auf 165 Euro pro Monat, obwohl 80 davon nur Daten ansehen müssen.
Die richtige Edition für jeden User
Salesforce-Listenpreise pro Nutzer und Monat (Stand 2026):
| Edition | Preis pro User/Monat | Typische Nutzung |
|---|---|---|
| Starter Suite | 25 € | Sehr kleine Teams, einfache Pipeline |
| Pro Suite | 95 € | Wachsende Teams mit Automation |
| Enterprise | 165 € | Mittelstand mit Custom Fields, Flows, API |
| Unlimited | 330 € | Konzerne mit Premier Support, Sandbox-Bedarf |
Mein Standardansatz: Wer nicht mindestens drei Custom Objects, einen Flow oder API-Zugriff nutzt, braucht keine Enterprise-Edition. Read-Only-User kommen oft mit "Salesforce Platform"-Lizenzen aus, die deutlich günstiger sind und den vollen Standard-Object-Zugang abdecken, nur ohne Sales- und Service-Funktionen.
Ein Beispiel: Bei einem Maschinenbauer hatten 60 von 120 Usern Sales Cloud Enterprise. Davon haben 35 nie ein Opportunity-Feld berührt. Reine Datenpfleger und Innendienstmitarbeiter, die Accounts und Contacts ansehen. Wir haben sie auf Platform-Lizenzen gewechselt: von 165 auf 35 Euro pro Monat. Differenz: 130 Euro pro User pro Monat, mal 35 User, mal 12 Monate gleich 54.600 Euro pro Jahr.
Permission-Set-Lizenzen statt Vollkostenlizenzen
Permission-Set-Lizenzen sind ein Salesforce-Geheimtipp. Wenn ein User nur gelegentlich auf Service-Daten zugreifen muss, braucht er keine separate Service-Cloud-Lizenz. Mit einer Service-Cloud-Permission-Set-Lizenz erhält er die Funktion zusätzlich zu seiner bestehenden Sales-Cloud-Lizenz, oft für einen Bruchteil der Kosten. Mehr zur Edition-Logik finden Sie in meinem Artikel Enterprise vs. Professional für den Mittelstand.
Schritt 3: Add-Ons gegen tatsächliche Nutzung abgleichen
Add-Ons sind die fettesten Margen für Salesforce. Inbox, Einstein Activity Capture, Maps, Pardot, Sales Cloud Einstein, CPQ, Field Service. Jedes davon kostet zusätzlich 25 bis 75 Euro pro User pro Monat. Und kaum jemand prüft, ob die Funktionen tatsächlich genutzt werden.
Mein Praxis-Check: Für jedes Add-On baue ich einen Report, der die Nutzung in den letzten 90 Tagen misst.
- Inbox: Wie viele User haben in den letzten 90 Tagen Emails über Salesforce Inbox versendet? (EmailMessage-Objekt mit Attribution)
- Einstein Activity Capture: Wie viele Events und Tasks wurden automatisch synchronisiert?
- Maps: Wie viele User haben den Maps-Tab geöffnet? (Setup → Login History)
- Pardot: Wie viele aktive Marketing-Listen, wie viele versendete Emails pro Monat?
- Sales Cloud Einstein: Wie viele Lead-Scores, Opportunity-Insights wurden angezeigt?
Das Ergebnis ist oft brutal. Bei einem Logistikunternehmen hatten 80 User Inbox lizenziert (à 25 Euro/Monat). Aktive Nutzer in den letzten 90 Tagen: 12. Wir haben Inbox auf 12 User reduziert. Ersparnis: 68 mal 25 mal 12 gleich 20.400 Euro pro Jahr. Ohne dass irgendjemand etwas vermisst hätte.
Schritt 4: Renewal verhandeln
Hier wird Geld gemacht. Die meisten Mittelständler unterschreiben Renewals ohne harte Verhandlung. Salesforce schickt einen Vertrag mit 7 Prozent Preiserhöhung, der Einkauf prüft kurz, der Geschäftsführer nickt. Falsch. Renewals sind die einzige Phase, in der Sie echte Hebel haben.
Die drei wichtigsten Hebel
Erstens: Mehrjahresvertrag gegen Rabatt. Salesforce gibt für 3-Jahres-Verträge 10 bis 15 Prozent Discount, für 5-Jahres-Verträge bis zu 20 Prozent. Bei stabiler Lizenzbasis ein einfacher Win. Bei wachsendem Bedarf vorsichtig: Sie können Lizenzen während der Laufzeit hinzufügen, aber nicht reduzieren.
Zweitens: Lizenzreduktion zum Renewal. Hier kommt Ihr Audit-Report ins Spiel. Sie zeigen dem Account Executive: 47 Inactive Users, 23 Edition-Downgrades, 2 Add-On-Kündigungen. Der AE wird kämpfen. Aber Sie haben Daten, er hat nur Argumente. Wenn er nicht mitgeht, lassen Sie ihn wissen, dass Sie einen alternativen CRM-Anbieter prüfen. Das wirkt.
Drittens: Add-On-Bundle umstrukturieren. Salesforce verkauft Bundles, die alle Funktionen in einem Paket zusammenfassen. Oft günstiger als Einzelkomponenten. wenn Sie die meisten davon brauchen. Wenn nicht: Bundle aufbrechen und nur die genutzten Komponenten einzeln lizenzieren. Den Vergleich macht Salesforce nicht von sich aus.
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Häufige Fallen beim Lizenzaudit
Drei Fehler, die ich immer wieder sehe. Erstens: zu spät anfangen. Wer 30 Tage vor Renewal startet, hat keine Verhandlungsbasis mehr. Salesforce weiß das und wartet ab. Mindestens 90 Tage Vorlauf einplanen.
Zweitens: nur auf Inactive Users schauen. Das ist der einfachste, aber selten der größte Hebel. Edition-Downgrades und Add-On-Kündigungen bringen oft mehr. Vollständigen Audit machen, nicht nur die ersten 30 Minuten.
Drittens: ohne Plan kürzen. Eine Sales-Cloud-Lizenz von Enterprise auf Platform zu downgraden klingt einfach, aber Custom Fields, Apex-Trigger und Flows können auf Edition-Features angewiesen sein. Vor jedem Downgrade: Setup → User Licenses prüfen, Permission Sets der betroffenen User analysieren, Sandbox-Test mit Platform-Lizenz machen.
Wer mehr zur Architektur von Permissions verstehen will, findet bei mir auch eine ausführliche Erklärung zu kostenlosen Salesforce-Erweiterungen, die teure Add-Ons oft ersetzen können.
Jeder Euro im Renewal-Vertrag ist verhandelbar. Vorausgesetzt, Sie haben die Daten dafür.
Was der Audit kostet (und wann er sich lohnt)
Ein professioneller Lizenzaudit dauert zwei Wochen, Festpreis bei mir zwischen 4.500 und 8.500 Euro je nach Org-Größe und Add-On-Komplexität. Bei 100 Usern und einer typischen Salesforce-Investition von 200.000 Euro pro Jahr amortisiert sich das oft schon in den ersten zwei Quartalen nach Renewal.
Lohnt sich nicht für sehr kleine Orgs. Unter 25 Usern sind die Hebel zu klein, um die Beratungszeit zu rechtfertigen. Da macht ein Self-Audit mehr Sinn: einmal durch die SOQL-Queries oben, einmal durch die Add-On-Liste, einmal durch die Editionen. Vier bis sechs Stunden interne Arbeit.
Wer Beratungspreise und Tagessätze einordnen will, findet eine ausführliche Übersicht im Artikel Was kostet Salesforce-Beratung.
Häufige Fragen
Wie lange dauert ein Salesforce-Lizenzaudit?
Zwei Wochen Wallclock-Zeit, davon ungefähr fünf Tage aktive Hands-on-Arbeit. Tag 1 bis 2: Datenextraktion mit SOQL-Queries. Tag 3 bis 4: Abgleich mit HR und Vertriebsleitung. Tag 5: Verhandlungspaket schnüren. Plus Reaktionszeit auf E-Mails und Rückfragen.
Wann ist der beste Zeitpunkt für einen Audit?
60 bis 90 Tage vor Renewal. Früher hat keinen Sinn, weil Sie die Erkenntnisse erst zum Vertragsende umsetzen können. Später wird es eng: Salesforce braucht Vorlaufzeit, um Lizenzen tatsächlich zu reduzieren. Unter 30 Tagen Vorlauf hat man kaum noch Verhandlungsmacht.
Was ist der Unterschied zwischen Salesforce Platform und Sales Cloud?
Sales Cloud enthält Lead, Opportunity, Forecast, Quote, alle Sales-spezifischen Standard-Objekte. Salesforce Platform enthält Account, Contact, Custom Objects, Apex, Flows, aber keine Sales-Objekte. Für reine Datenpfleger oder Teams ohne aktiven Vertrieb reicht Platform und kostet rund 80 Prozent weniger.
Kann ich Salesforce-Lizenzen während der Vertragslaufzeit kündigen?
Nein. Lizenzreduktionen sind nur zum Renewal-Datum möglich. Sie können User deaktivieren, aber Sie zahlen die Lizenzen bis zum Vertragsende weiter. Deshalb ist der Audit-Zeitpunkt vor Renewal so kritisch. Während der Laufzeit können Sie nur Lizenzen hinzufügen, nicht reduzieren.
Wie hoch ist das Einsparpotenzial typischerweise?
Bei einem Mittelstandskunden ohne vorherige Optimierung sind 20 bis 40 Prozent realistisch. Bei einer Org mit 200.000 Euro Jahreskosten sind das 40.000 bis 80.000 Euro. Ohne nennenswerte Funktionseinschränkung. Voraussetzung: solider Audit mit Daten und konsequente Verhandlung zum Renewal.
Wenn Sie regelmäßig erfahren wollen, wie andere Unternehmen ihre Salesforce-Kosten unter Kontrolle bringen: Ich schreibe wöchentlich darüber in meinem kostenlosen Newsletter. Direkt aus echten Projekten, kein Marketing-Sprech.
Ich mache für Sie einen Salesforce-Lizenzaudit. Pauschal-Festpreis, Ergebnis in zwei Wochen, Ersparnis konkret beziffert. Sie bekommen einen Report mit jeder Position, einen Verhandlungsleitfaden für Ihr Renewal und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Umsetzung. Wenn die Ersparnis kleiner ist als mein Honorar, zahlen Sie die Hälfte zurück. So sicher bin ich, dass jede mittelständische Salesforce-Org Optimierungspotenzial hat.
