In fast jedem Beratungsgespräch kommt diese Frage: "Wir wollen einen Prozess automatisieren. Salesforce Flow, Zapier oder Make?" Meine Antwort ist immer gleich: Es kommt darauf an. Aber das ist keine Ausrede, das ist Präzision.
Ich habe alle drei Tools in realen Projekten eingesetzt. Salesforce Flow täglich. Zapier und Make für externe Integrationen, wo Flows an ihre Grenzen stoßen. Dieser Artikel gibt Ihnen die ehrliche Entscheidungsgrundlage, die Ihnen kein Anbieter-Marketing liefert.
Die drei Tools auf einen Blick
Bevor wir in die Entscheidungslogik einsteigen, hier die wichtigsten Unterschiede in der Kurzzusammenfassung:
| Kriterium | Salesforce Flow | Zapier | Make |
|---|---|---|---|
| Fokus | Intern in Salesforce | Externe Integrationen (einfach) | Externe Integrationen (komplex) |
| Kosten | Inklusive in Salesforce-Lizenz | Ab €25/Monat, teuer bei Volumen | Ab €9/Monat, günstiger bei Volumen |
| Einstieg | Mittel (Lernkurve) | Sehr einfach (10 Minuten) | Mittel (visuell, aber komplex) |
| App-Verbindungen | Nur Salesforce-Ökosystem | 7.000+ Apps | 2.000+ Apps, eigene HTTP-Module |
| Datenkontrolle | Vollständig in Salesforce | Daten laufen über Zapier-Server | Daten laufen über Make-Server (EU-Option) |
| Fehlerbehandlung | Eingebaut (Fault Paths) | Einfach (Retry, Filter) | Ausführlich (Error Handler Module) |
Salesforce Flow: Die erste Wahl für alles innerhalb Salesforce
Salesforce Flow ist mein Standard-Werkzeug für Automatisierungen. Nicht weil ich Salesforce-Fan bin, sondern weil es schlicht die effizienteste Lösung ist, wenn die Logik vollständig innerhalb Salesforce bleibt.
Flow hat keinen API-Overhead, keine zusätzlichen Kosten und ist tief in die Salesforce-Sicherheitsarchitektur integriert. Sharing-Regeln, Field-Level Security, Profiles: alles greift automatisch. Kein externes Tool kann das replizieren.
Wann Flow die richtige Wahl ist
- Sie reagieren auf Salesforce-Ereignisse (Record erstellt, geändert, gelöscht)
- Die Logik bezieht sich ausschließlich auf Salesforce-Objekte
- Sie brauchen Approval Processes, Screen Flows für Nutzer, oder automatische Berechnungen
- DSGVO-Konformität ist kritisch und Daten dürfen Salesforce nicht verlassen
- Sie arbeiten mit großen Datenmengen (Flow läuft in Salesforce-Bulkifizierung)
Wenn Sie tiefer in den Aufbau von Flows einsteigen wollen: Im Artikel Salesforce Flows aufbauen erkläre ich den Weg vom Solution Design zum fertigen Flow Schritt für Schritt.
Wo Flow an Grenzen stößt
Flow funktioniert nicht, wenn das Gegenstück außerhalb von Salesforce liegt. Sie können keinen Flow triggern, wenn eine E-Mail in Gmail eingeht. Sie können keinen Flow ausführen, wenn ein Formular in Typeform ausgefüllt wird. Für alles, was außerhalb von Salesforce beginnt oder endet, brauchen Sie ein externes Tool.
Zapier: Schnell einsatzbereit, teuer bei Wachstum
Zapier ist das Tool, das ich Kunden empfehle, die heute eine Verbindung brauchen und morgen keine Zeit haben, sie zu bauen. Der Einstieg dauert buchstäblich 10 Minuten. Salesforce-Trigger auswählen, Ziel-App auswählen, Felder mappen, fertig.
Das größte Argument für Zapier ist die schiere Breite: über 7.000 App-Verbindungen. Wenn Sie ein nischiges Tool haben, das Sie mit Salesforce verbinden müssen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Zapier einen fertigen Connector hat.
Die Kosten-Falle bei Zapier
Zapier wird teuer, sobald das Volumen steigt. Der Starter-Plan liegt bei ca. €25/Monat für 750 Tasks. Der Professional-Plan bei ca. €95/Monat für 2.000 Tasks. Wenn Sie ein mittelständisches Unternehmen mit tausenden CRM-Ereignissen pro Tag betreiben, rechnen Sie schnell dreistellige Monatsbeträge.
Ich habe Kunden gesehen, die mit Zapier angefangen haben und nach zwei Jahren €400+ pro Monat bezahlten für Aufgaben, die ein einziger Flow kostenlos erledigt hätte. Der Schnellstart hat seinen Preis.
Wann Zapier die richtige Wahl ist
- Schnelle Verbindung zweier Apps ohne Entwicklungsaufwand
- Einfache Trigger-Aktion-Logik ohne Verzweigungen oder Schleifen
- Niedrige Volumina (unter 2.000 Tasks/Monat)
- Teams ohne technisches Know-how, die selbst konfigurieren müssen
- Proof-of-Concept, der später migriert werden kann
Make: Mächtiger, günstiger, aber kein Selbstläufer
Make (früher Integromat) ist das Tool, das ich wähle, wenn Zapier zu teuer oder zu simpel ist. Die visuelle Szenario-Ansicht zeigt Ihnen den gesamten Datenfluss auf einen Blick. Verzweigungen, Schleifen, Fehlerbehandlungs-Module: Make bietet echte Programmierlogik ohne Code.
Der Preisunterschied zu Zapier ist erheblich. Make berechnet nach "Operations" statt "Tasks". Der Starter-Plan liegt bei ca. €9/Monat für 10.000 Operations. Das ist bei vergleichbaren Szenarien deutlich günstiger als Zapier.
Wann Make die richtige Wahl ist
- Komplexe Multi-Step-Szenarien mit Verzweigungen und Schleifen
- Höhere Volumina, wo Zapier zu teuer wird
- Sie brauchen ausführliche Fehlerbehandlung und Logging
- Data Transformation: JSON parsen, Arrays filtern, Aggregationen
- Sie verbinden mehr als zwei Systeme in einer Automatisierung
- DSGVO: Make bietet eine EU-Region für Datenverarbeitung
Der Nachteil von Make
Make hat eine steilere Lernkurve als Zapier. Die visuelle Komplexität kann überwältigend sein, wenn Szenarien wachsen. Außerdem ist der native Salesforce-Connector nicht immer so zuverlässig wie der Zapier-Connector. Ich habe Fälle gesehen, wo Salesforce-API-Limits bei Make-Szenarien ein echtes Problem wurden.
Entscheidungsbaum: Welches Tool für welchen Fall
Hier ist meine praktische Entscheidungslogik aus der Beratung:
| Situation | Empfehlung | Begründung |
|---|---|---|
| Alles passiert innerhalb Salesforce | Flow | Kein Overhead, kostenlos, tief integriert |
| Einfache externe Integration, schnell benötigt | Zapier | Schnellster Einstieg, breite App-Auswahl |
| Komplexe Multi-App-Integration mit Logik | Make | Mächtiger, günstiger bei Volumen |
| Zapier-Kosten laufen aus dem Ruder | Make oder Flow | Migration zu Make oder Flow-nativ prüfen |
| DSGVO-kritische Personendaten | Flow (erste Wahl) | Daten verlassen Salesforce nicht |
| Salesforce + SAP Integration | Make oder Middleware | Komplexe Transformation nötig |
Meine Faustregel: Wenn die Automatisierung in Salesforce beginnt und in Salesforce endet, ist Flow fast immer die bessere Wahl. Sobald externe Systeme ins Spiel kommen, braucht es Zapier oder Make.
Automatisierungs-Starter-Kit
5 Flows, die jedes Vertriebsteam sofort umsetzen kann. Mit Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Die Kombination: Flow + Zapier oder Make
In komplexeren Projekten nutze ich regelmäßig alle drei Tools gemeinsam. Ein typisches Szenario: Ein Salesforce Flow verarbeitet die interne Logik (Datenprüfung, Record-Updates, Benachrichtigungen an Teammitglieder). Am Ende des Flows wird eine Outbound Message oder ein HTTP-Call ausgelöst. Zapier oder Make empfangen diesen Call und verbinden Salesforce mit dem externen System.
Diese Architektur hält Salesforce sauber. Die Geschäftslogik bleibt in Flow, wo sie gehört. Die externe Integration bleibt in Zapier oder Make, wo sie wartbar und sichtbar ist.
Wenn Sie bestehende Automatisierungen aus dem alten Process Builder migrieren: Die Migration von Process Builder zu Flow ist ein eigenes Thema, das ich in einem separaten Artikel behandelt habe.
Beispiel 1: Lead-Qualifizierung (Flow)
Ein Kunde im B2B-Software-Bereich wollte Leads automatisch nach Unternehmensgröße segmentieren und dem richtigen Vertriebsmitarbeiter zuweisen. Komplett innerhalb Salesforce. Ich habe einen Record-Triggered Flow gebaut, der beim Erstellen oder Ändern eines Leads prüft, ob alle Pflichtfelder gefüllt sind, das Segment berechnet und den Owner-Wechsel durchführt. Kein externes Tool, null zusätzliche Kosten.
Beispiel 2: Slack-Benachrichtigung (Zapier)
Ein anderer Kunde wollte, dass sein Vertriebsteam eine Slack-Nachricht erhält, wenn eine Opportunity auf "Closed Won" gesetzt wird. Einfache Trigger-Aktion-Logik, kein hohes Volumen. Zapier war in 15 Minuten eingerichtet. Flow hätte das mit External Services auch können, aber der Aufwand wäre größer gewesen.
Beispiel 3: Multi-Step-Integration (Make)
Ein dritter Kunde betreibt Salesforce als CRM und nutzt Personio für HR sowie eine eigene ERP-Lösung. Wenn ein neuer Account in Salesforce angelegt wird, soll Personio ein Projektteam vorschlagen und das ERP einen Kunden-Datensatz anlegen. Drei Systeme, komplexe Datentransformation, moderates Volumen. Make war hier die einzig sinnvolle Wahl.
Für komplexe Systemintegrationen wie SAP und Salesforce empfehle ich, zuerst die Architekturentscheidungen für SAP-Salesforce-Integrationen zu lesen, bevor Sie ein Tool auswählen.
Häufige Fragen
Kann Salesforce Flow Zapier komplett ersetzen?
Für rein interne Salesforce-Prozesse: ja, meistens. Für externe Integrationen mit Apps wie Slack, Gmail oder Typeform: nein. Flow kann zwar HTTP-Calls ausführen, aber es fehlen vorgefertigte Connectors und die einfache Authentifizierung, die Zapier bietet. Flow ist kein Ersatz für Zapier, sondern ein Komplement.
Was kostet Make im Vergleich zu Zapier konkret?
Make Starter: ca. €9/Monat für 10.000 Operations. Make Pro: ca. €16/Monat für 10.000 Operations mit mehr Funktionen. Zapier Starter: ca. €25/Monat für 750 Tasks. Zapier Professional: ca. €95/Monat für 2.000 Tasks. Bei gleichem Szenario ist Make in der Regel 3-5x günstiger als Zapier.
Welches Tool ist DSGVO-sicher?
Salesforce Flow ist am sichersten, weil Daten Salesforce nie verlassen. Bei Zapier und Make laufen Daten über externe Server. Zapier hat Server in den USA (Standard). Make bietet eine EU-Region an. Für DSGVO-konforme externe Integrationen bevorzuge ich Make mit EU-Region und einem geprüften Data Processing Agreement.
Wann sollte ich überlegen, von Zapier zu Make zu wechseln?
Wenn Ihre Zapier-Kosten €100/Monat überschreiten, Sie komplexere Verzweigungen benötigen als Zapier einfach abbilden kann, oder Sie Szenarien mit mehr als 3-4 Steps und echten Fehlerbehandlungsanforderungen haben. Migration dauert in der Regel 1-2 Tage pro bestehendem Zap, wenn das Szenario gut dokumentiert ist.
Brauche ich für Zapier oder Make einen Entwickler?
Für einfache Szenarien nein. Zapier ist ohne technisches Wissen bedienbar. Make erfordert ein bisschen mehr Verständnis für Datenstrukturen. Sobald Sie aber komplexe Transformationen, Webhooks oder benutzerdefinierte API-Calls brauchen, ist technische Unterstützung sinnvoll.
Die Wahl zwischen Flow, Zapier und Make ist keine reine Tool-Entscheidung. Es geht um Ihre Prozesse, Ihr Datenvolumen und Ihre Integrationslandschaft. Ich unterstütze Sie dabei, die richtige Automatisierungsstrategie zu entwickeln: von der Analyse Ihrer bestehenden Workflows über die Flow-Entwicklung in Salesforce bis zur Integrationsarchitektur mit externen Systemen.
