Ein jährlicher Salesforce Health Check ist für jede Firma sinnvoll, um sicherzustellen, dass das CRM System so gut wie möglich genutzt wird, die Funktion langfristig gewährleistet ist und künftige Wartungsaufwände reduziert werden. Je nach Größe und Komplexität des Systems kann ein umfänglicher Health Check nötig sein, der mehrere Wochen Arbeitszeit in Anspruch nehmen kann. Für kleinere Instanzen mit überschaubarem Customizing ist eine reduzierte Variante möglich, die in wenigen Tagen durchgeführt werden kann. Um einen Überblick über einen Salesforce Health Check zu geben, habe ich in diesem Artikel das die Themen zusammengefasst, gebe Tipps zur erfolgreichen Umsetzung, nenne häufige Probleme und konkrete Verbesserungsvorschläge. Zum Abschluss nenne ich kostenfreie AppExchange-Pakete, die bei einem Salesforce Health Check unterstützen können.

Checkliste für den Salesforce Sales Cloud System Health Check

Businessprozess & Systemdemo

Falls keine langfristige Zusammenarbeit besteht, ist es wichtig den Businessprozess sowie die Workflows der Nutzer mit dem System kennenzulernen. Am besten eignet sich dafür eine aufgenommene Session, in der User des Kunden alle wichtigen Betriebsprozesse innerhalb der genutzten Salesforce-Produkte demonstrieren und dabei beschreiben, was passiert. Die Aufnahme ist hilfreich, um kritische Aspekte im Nachhinein zu wiederholen, gezielt zu testen und zu dokumentieren. Nicht selten passieren in dem Call Dinge, die man vorher nicht erwartet hätte.

Die Nutzer-Demo wird die ersten Verbessungersmöglichkeiten für Funktion und UI auftun.

Salesforce Optimizer

Der Salesforce Optimizer ist ein Tool, das Administratoren hilft, ihre Salesforce-Organisation effizienter zu gestalten. Es analysiert die aktuelle Nutzung und Konfiguration der Salesforce-Instanz und gibt konkrete Empfehlungen zur Verbesserung von Leistung, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit. Der Optimizer kann auch von Junior Admins verwendet werden, und ist eine einfache Möglichkeit, die Instanz oberflächlich zu warten.

Was macht der Salesforce Optimizer?

• Analyse: Er scannt deine Salesforce-Instanz, um problematische Bereiche zu identifizieren.
• Empfehlungen: Basierend auf der Analyse liefert er einen Bericht mit spezifischen Empfehlungen, z.B. welche Funktionen optimiert oder angepasst werden sollten.
• Umsetzung: Er zeigt konkrete Schritte zur Umsetzung der Empfehlungen, um die Effizienz und Nutzererfahrung zu steigern.

Häufige Findings im Salesforce Optimizer

• Unbenutzte Berichte und Dashboards: Er erkennt Berichte und Dashboards, die lange nicht verwendet wurden, und schlägt vor, diese zu archivieren oder zu löschen.
• Verwaiste Workflows: Er identifiziert Workflow-Regeln oder -Prozesse, die nicht mehr aktiv genutzt werden und aufgeräumt werden sollten.
• Feldnutzung: Er zeigt Felder an, die selten oder nie genutzt werden, sodass du unnötige Felder entfernen kannst.
• Zu viele Administratoren: Erkennt, wenn zu viele Benutzer Administratorrechte haben, was ein Sicherheitsrisiko darstellen kann.
• Performance-Probleme: Er identifiziert Bereiche, die die Performance beeinträchtigen könnten, wie zu komplexe Berichte oder übermäßig verschachtelte Formeln.

Der Optimizer hilft also dabei, eine Salesforce-Instanz schlanker, sicherer und leistungsfähiger zu machen.

Updates, Integrationen & Lizenzen

• Überprüfung der aktuellen Salesforce-Version und sicherstellen, dass alle Updates installiert sind.
• Prüfung der Organisationseinstellungen wie Geschäftszeiten, Währungen und Lokalisierung.
• Überprüfung der installierten Apps auf Aktualität und Nutzen.
• Prüfung der Integrationen auf Stabilität und Effizienz. Können Integrationen und externe Tools durch Standardprozesse ersetzt werden?
• Welche Lizenzen von Integrationen und Salesforce-Produkten & -Features sind vorhanden, und wie viele werden genutzt. Können Kosten eingespart werden?

Datenmanagement

• Duplikaterkennung und -beseitigung.
• Überprüfung auf unvollständige oder inkonsistente Daten.
• Verwendung von Validierungsregeln zur Sicherstellung der Datenintegrität.
• Existiert eine sinnvolle Backupstrategie?
• Werden genau die Daten erhoben, die nötig sind?

Benutzerverwaltung & Sicherheitsüberprüfung

• Überprüfung der Benutzerlizenzen und -zuweisungen.
• Analyse der Rollenhierarchie und Profile.
• Sicherstellen, dass Berechtigungen und Freigaben korrekt eingestellt sind.
• Überprüfung der Passwort-Richtlinien.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung und andere Sicherheitsmaßnahmen.
• Prüfung der API- und Integrationseinstellungen.

Prozessautomatisierung

• Analyse der Workflow-Regeln, Prozessbuilder und Flows.
• Prüfung der Effizienz und Notwendigkeit bestehender Automatisierungen.
• Sicherstellen, dass keine redundanten oder fehlerhaften Automatisierungen existieren.

Berichte und Dashboards

• Überprüfung der bestehenden Berichte und Dashboards auf Relevanz und Genauigkeit.
• Analyse der Nutzung und Anpassung an aktuelle Geschäftsanforderungen.

Leistung und Skalierbarkeit

• Analyse der Ladezeiten und Systemleistung.
• Prüfung auf Engpässe oder Performance-Probleme.
• Skalierbarkeitsanalyse für zukünftiges Wachstum.

Best Practices

• Regelmäßige Audits: Führen Sie regelmäßige Systemüberprüfungen durch, um sicherzustellen, dass das System immer optimal läuft.
• Schulung und Support: Sorgen Sie dafür, dass Benutzer regelmäßig geschult werden und Support erhalten, um das System effizient zu nutzen.
• Datenmanagement: Implementieren Sie robuste Datenmanagement-Strategien, um die Datenqualität hoch zu halten.
• Dokumentation: Halten Sie eine detaillierte Dokumentation aller Anpassungen, Automatisierungen und Integrationen.

Häufige Probleme und Verbesserungsvorschläge

• Daten-Duplikate: Implementieren Sie Duplikaterkennungsregeln und verwenden Sie Tools wie Duplicate Check oder DemandTools.
• Lange Ladezeiten: Optimieren Sie Berichte und Dashboards, überprüfen Sie Automatisierungen und minimieren Sie unnötige Datenabfragen.
• Geringe Datenqualität: Verwenden Sie Validierungsregeln und regelmäßige Datenbereinigungsprozesse.
• Ineffiziente Prozessautomatisierung: Überprüfen und optimieren Sie Workflow-Regeln und Flows regelmäßig, um Redundanzen zu vermeiden.

Kostenfreie AppExchange-Pakete für den Health Check

1. Field Trip: Analysiert die Nutzung von Feldern, um zu erkennen, welche Felder häufig oder selten genutzt werden.
2. Data Quality Analysis Dashboards: Dashboards zur Nutzung von Salesforce Standardobjekten und -feldern. (Package ID: 04t20000000D24R)
3. Duplicate Check: Hilft bei der Erkennung und Beseitigung von Duplikaten.
4. Salesforce Optimizer: Bietet Einblicke in die Systemnutzung und gibt Empfehlungen zur Optimierung.
5. Login History and Performance Dashboard: Überwacht Anmeldungen und die Systemleistung.