Der Kunde hatte die Salesforce-Org zwölf Jahre lang unangetastet wachsen lassen. Drei Admins waren in der Zeit gegangen. Niemand wusste mehr, was die 73 Workflow Rules eigentlich tun, warum sechs Custom Objects mit doppelten Feldern existierten und wer die 41 System-Administratoren waren. Mein erster Auftrag: Ordnung schaffen, bevor Agentforce eingeführt werden sollte.
Solche Orgs sehe ich oft. Salesforce ist ein lebendes System. Es wächst mit jedem Release, jedem Mitarbeiterwechsel, jeder neuen Idee aus dem Vertrieb. Was vor fünf Jahren elegant war, ist heute technische Schuld. Ein strukturierter Health Check ist die einzige Methode, die ich kenne, um diesen Wildwuchs in Griff zu bekommen, bevor er teuer wird.
In diesem Artikel beschreibe ich meine Methodik in fünf Phasen, welche Tools ich nutze, welche Red Flags ich systematisch suche und was am Ende im Bericht steht. Wenn 90 Prozent der Orgs einen Health Check brauchen würden, ist die Frage nicht ob, sondern wann Sie ihn machen sollten.
Wann ein Health Check wirklich Sinn macht
Health Check ist kein Ritual, sondern eine Investition. Sie kostet Zeit, Lizenzbudget für Spezialwerkzeuge und meistens drei bis fünf Beratertage. Diese Investition lohnt sich in fünf Situationen besonders deutlich.
- Owner-Wechsel im Admin-Team. Wenn der bisherige Admin geht oder neu anfängt, brauchen Sie eine objektive Bestandsaufnahme. Ohne Übergabe-Dokumentation ist das oft die einzige Chance, in eine Org reinzuschauen.
- Vor einer Migration oder Konsolidierung. Sie wollen eine zweite Org einführen, eine alte abschalten oder mehrere Tochtergesellschaften zusammenführen. Ohne Health Check unterschätzen Sie das Datenvolumen und die Anzahl aktiver Automatisierungen.
- Vor Agentforce oder Einstein. KI-Features funktionieren nur mit sauberen Daten und klaren Prozessen. Ich habe schon Kunden gesehen, die Agentforce gekauft haben, dann aber feststellten, dass ihre Lead-Daten zu chaotisch sind, um den Bot sinnvoll zu trainieren.
- Nach einem Adoption-Drop. Wenn Login-Zahlen sinken oder das Vertriebsteam wieder Excel-Listen pflegt, hat die Org meistens ein technisches Problem. Performance, zu viele Pflichtfelder oder kaputte Automatisierungen.
- Vor Renewal oder Edition-Wechsel. Bevor Sie auf Pro Suite, Enterprise oder Unlimited upgraden, sollten Sie wissen, ob Sie das aktuelle Lizenzpaket überhaupt ausgereizt haben. Oft sparen Kunden 30 Prozent Lizenzkosten allein durch ein sauberes User-Cleanup.
Meine Methodik in fünf Phasen
Ich arbeite jeden Health Check nach derselben Struktur ab. Fünf Phasen, jede mit klarem Output. So vermeide ich, dass ich mich in Details verliere und am Ende ohne Roadmap dastehe.
Phase 1: Lizenz- und Edition-Audit
Die erste Phase ist die unspektakulärste, spart aber oft das meiste Geld. Ich vergleiche die gekauften Lizenzen mit der tatsächlichen Nutzung. Welche User haben sich in den letzten 90 Tagen nicht eingeloggt? Welche Lizenzen sind ungenutzt? Welche Add-ons wie CPQ, Marketing Cloud Connect oder Field Service zahlen Sie, ohne sie zu aktivieren?
Ich prüfe auch, ob die aktuelle Edition zum Bedarf passt. Viele Mittelständler zahlen Enterprise-Preise von 165 EUR pro Nutzer und Monat, obwohl Pro Suite mit 95 EUR ausreichen würde. Umgekehrt sehe ich Kunden, die mit Pro Suite an Limits stoßen, die Enterprise problemlos lösen würde.
Mehr zu Edition-Vergleichen und Lizenzkosten habe ich im Artikel Salesforce-Beratung: Was kostet das wirklich beschrieben.
Phase 2: Datenmodell und Datenqualität
In dieser Phase schaue ich mir das Standard- und Custom-Datenmodell an. Wie viele Custom Objects gibt es? Wie viele davon werden tatsächlich genutzt? Welche Felder sind ungenutzt, welche haben über 50 Prozent leere Werte? Welche Lookups sind fragil, welche Master-Detail-Beziehungen blockieren spätere Änderungen?
Datenqualität messe ich an drei Punkten: Vollständigkeit (sind Pflichtfelder gefüllt), Konsistenz (Duplikate, falsche Schreibweisen, leere E-Mail-Felder) und Aktualität (wann wurde der Datensatz zuletzt aktualisiert). Ich exportiere SOQL-Reports zu jedem dieser Punkte und kategorisiere die Findings nach Risiko.
Ein eigenes Kapitel ist die Datenbereinigung. Wer hier tiefer einsteigen möchte, findet in meinem Leitfaden zur Salesforce-Datenbereinigung eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Phase 3: Automatisierungs-Bestand
Phase drei ist die anspruchsvollste, weil sie technisches Verständnis verlangt. Ich erfasse alle aktiven Automatisierungen: Workflow Rules, Process Builder, Flows, Apex Triggers, Approval Processes, Validation Rules, Scheduled Apex, Platform Events. Bei dem 12-Jahre-Kunden waren es insgesamt 287 Automatisierungen, von denen 41 redundant oder defekt waren.
Für Workflow Rules und Process Builder nutze ich den Setup Audit Trail und prüfe, wann sie zuletzt geändert wurden. Alles, was länger als drei Jahre nicht angefasst wurde, ist verdächtig. Bei Apex Triggers checke ich Test-Coverage, ob der Code mehrere Trigger pro Objekt hat (Anti-Pattern) und ob er noch zur API-Version passt.
Wenn Sie noch Process Builder im Einsatz haben, ist der Migrationspfad klar. Salesforce zwingt Sie spätestens 2026 dazu. Mehr dazu in Process Builder zu Flows migrieren.
Phase 4: Security und Permissions
Hier wird es politisch. Sicherheit und Berechtigungen sind in den meisten Orgs historisch gewachsen, oft entlang von Bauchgefühl statt Prinzip. Ich prüfe drei Ebenen: Profiles, Permission Sets, Sharing Settings.
Bei Profiles suche ich systematisch nach über-permissionierten Standard-Profilen, etwa Sales User mit Modify All Data oder Standard User mit View All Data. Bei Permission Sets prüfe ich, wie viele es gibt (oft mehr als 100) und ob sie noch verwendet werden. Sharing Settings checke ich auf Konsistenz zwischen Default Access, Sharing Rules und Manual Shares.
Ein Permission-Set-Konzept ist für jede mittelgroße Org Pflicht. Wie ich das aufbaue, beschreibe ich in Salesforce Permission Sets richtig einsetzen.
Phase 5: Adoption und User-Verhalten
Die letzte Phase ist die, die ich am liebsten mache, weil sie am meisten zeigt: Wird die Org überhaupt genutzt? Ich werte Login Stats der letzten zwölf Monate aus, schaue auf Object Usage (welche Standard- und Custom-Objects haben tatsächlich Aktivität), prüfe Feature-Adoption (Chatter, Lightning, mobile App, Reports und Dashboards) und führe drei bis fünf User-Interviews.
Adoption-Probleme sind selten technisch. Sie sind fast immer ein Zeichen für unklare Prozesse, fehlendes Training oder mangelhafte Datenpflege. Ein Vertriebsteam, das wieder zu Excel zurückgeht, sagt damit etwas über Salesforce: Es liefert nicht den erwarteten Mehrwert. Diese Diagnose ist die wertvollste, die ein Health Check liefern kann.
Adoption-Probleme sind selten technisch. Sie sind fast immer ein Zeichen für unklare Prozesse, fehlendes Training oder mangelhafte Datenpflege.
Welche Tools ich nutze
Ein Health Check ohne die richtigen Werkzeuge ist Bauchgefühl. Hier die Tools, die ich in jedem Mandat einsetze.
- Salesforce Optimizer. Kostenfrei, eingebaut in jede Org. Liefert in 20 Minuten einen ersten Bericht zu ungenutzten Feldern, doppelten Profiles und Performance-Engpässen. Ich nutze ihn als Startpunkt, nicht als Endprodukt.
- Salesforce CodeAnalyzer und PMD. Open-Source-Tools für Apex-Code-Qualität. Ich scanne den gesamten Apex-Code auf Anti-Patterns wie SOQL in Loops, fehlende Test-Coverage und veraltete API-Versionen.
- Elements.cloud. Kostenpflichtig, aber Gold wert. Visualisiert das gesamte Datenmodell und alle Automatisierungen als interaktive Diagramme. Spart mir bei komplexen Orgs zwei bis drei Tage Reverse Engineering.
- Eigene SOQL-Skripte. Über Workbench oder Developer Console fahre ich gezielte Queries: User ohne Login in 90 Tagen, Custom Objects ohne neue Records, Felder mit über 80 Prozent leeren Werten. Diese Skripte habe ich über Jahre gesammelt und passe sie pro Mandat an.
- Setup Audit Trail. Salesforce-eigenes Log aller Konfigurationsänderungen der letzten sechs Monate. Zeigt mir, wer wann was geändert hat. Unverzichtbar für die Frage: Welche Workflow Rules sind wirklich aktiv genutzt?
Die fünf häufigsten Red Flags
Bei aller Methodik gibt es Red Flags, die ich in fast jeder Org sehe. Wenn Sie eine davon kennen, ist der Health Check längst überfällig.
Über-permissionierte Profile
Sales User mit Modify All Data, Standard User mit Manage Users. Ich frage in jeder Org als erstes: Wie viele System-Administratoren gibt es? Über fünf bei einer Org mit unter hundert Usern ist ein Alarmzeichen. Bei dem 12-Jahre-Kunden waren es 41.
Ungenutzte Custom Objects
Jedes Custom Object kostet Lizenz-Volumen, blockiert API-Calls und macht das Datenmodell schwerer wartbar. Ich finde in fast jeder Org drei bis fünf Objects, die seit 18 Monaten keinen neuen Record bekommen haben. Diese Objects gehören nach einem Owner-Check archiviert oder gelöscht.
Apex ohne Tests oder mit falschen Tests
Apex-Klassen brauchen 75 Prozent Test-Coverage, sonst lässt Salesforce kein Deployment zu. Aber Coverage allein sagt nichts. Ich prüfe, ob die Tests echte Assertions haben oder nur den Code ausführen, ohne Ergebnisse zu validieren. Letzteres ist häufig und brandgefährlich.
Workflow Rule und Flow auf demselben Objekt
Wenn auf einem Objekt sowohl eine Workflow Rule als auch ein Record-Triggered Flow läuft, ist die Reihenfolge der Ausführung nicht deterministisch. Sie bekommen subtile Bugs, die nur sporadisch auftreten. Ich migriere alle Workflow Rules zu Flows und konsolidiere pro Objekt auf maximal einen Before-Save und einen After-Save Flow.
Marketing Cloud ohne Sync-Integrität
Wenn Marketing Cloud (oder Pardot, oder Account Engagement) angebunden ist, prüfe ich, ob die Sync-Felder zwischen den Systemen sauber gemappt sind. Häufiger Fehler: Lead-Status wird in Marketing Cloud gepflegt, in Salesforce überschrieben, in Marketing Cloud wieder geändert. Datenchaos garantiert.
Solche Resultate sind kein Zufall. Sie entstehen aus der Kombination von methodischer Analyse und konsequenter Priorisierung. Wer keinen Plan zum Anfangen hat, kann sich an meiner CRM-Checkliste orientieren.
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Was im Bericht steht
Ein Health Check ohne klaren Bericht ist verlorene Zeit. Mein Bericht hat immer dieselbe Struktur, weil sie für Entscheider und Admins gleichzeitig funktioniert.
- Executive Summary. Eine Seite. Top drei Findings, geschätztes Einsparpotenzial in EUR, geschätzter Aufwand für die Behebung. Diese Seite liest die Geschäftsführung.
- Risiko-Matrix. Alle Findings nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenshöhe sortiert. So sieht der Verantwortliche sofort, was zuerst zu tun ist.
- Quick Wins. Maßnahmen, die in unter zwei Stunden umgesetzt werden können und sofort Wirkung zeigen. Inaktive User deaktivieren, ungenutzte Profile löschen, redundante Workflow Rules abschalten.
- Mittelfristige Roadmap. Drei bis sechs Monate Aufwand, sortiert nach Quartalen. Inklusive geschätzter Aufwand pro Maßnahme und benötigter Skill (Admin, Developer, Architect).
- Anhang mit allen Findings. Tabellarisch, mit konkreten Field- und Object-Namen, damit der Admin sofort handeln kann.
Was nach dem Health Check passiert
Der Bericht ist der Anfang, nicht das Ende. Drei Wege sehe ich am häufigsten.
Erstens: Das interne Admin-Team setzt die Roadmap selbst um. Funktioniert, wenn das Team genug Kapazität und Skill hat. Ich begleite dann mit zwei bis vier Stunden pro Monat als Sparringspartner.
Zweitens: Ich übernehme die Umsetzung der ersten Phase als Implementierungs-Mandat. Üblich sind sechs bis zehn Beratertage über zwei bis drei Monate. Danach läuft der Rest beim internen Team.
Drittens: Wir machen daraus ein größeres Projekt. Wenn der Health Check zeigt, dass die Org grundsätzlich neu strukturiert werden muss, gehört das in ein eigenes Projekt mit Stage-Gate-Logik. Wie ich solche Projekte aufsetze, beschreibe ich in meinem Stage-Gate-Template für CRM-Projekte.
Häufige Fragen
Was kostet ein Salesforce Health Check?
Für eine mittelgroße Org rechne ich mit drei bis fünf Beratertagen, also 4.500 bis 7.500 EUR netto. Bei sehr großen oder über zehn Jahre alten Orgs können es bis zu zehn Tage werden. Der ROI liegt fast immer im niedrigen fünfstelligen Bereich, allein durch Lizenz-Optimierung und vermiedene Wartungsaufwände.
Wie lange dauert ein Health Check?
Reine Analyse: zwei bis vier Wochen Kalenderzeit. Ich brauche Zugang zur Org, einige User-Interviews und Zeit für die SOQL-Skripte. Den Bericht selbst schreibe ich in der letzten Woche. Insgesamt liegen zwischen Kick-off und finalem Bericht vier bis sechs Wochen.
Brauche ich für den Health Check einen Berater oder reicht das interne Team?
Wenn das interne Team Kapazität, Erfahrung und vor allem Distanz zur Org hat, kann es den Check selbst machen. In der Praxis fehlt meistens die Distanz. Ein externer Berater stellt die unangenehmen Fragen, die intern niemand stellt. Außerdem bringt er Vergleichswerte aus anderen Orgs mit.
Wie oft sollte ich einen Health Check durchführen?
Bei aktiv weiterentwickelten Orgs alle 18 bis 24 Monate. Bei stabilen Orgs alle drei Jahre. Zusätzlich immer vor großen Veränderungen: Edition-Wechsel, Migration, KI-Einführung, Konsolidierung. Der Health Check ist dann Teil der Risikobewertung.
Was unterscheidet einen Health Check vom Salesforce Optimizer?
Der Salesforce Optimizer ist ein automatisiertes Tool, das technische Konfigurations-Findings ausspuckt. Ein Health Check geht weiter: Er bewertet Datenqualität, Adoption, Lizenzpassung, Security-Konzept und Prozess-Reife. Der Optimizer-Report ist Input für den Health Check, nicht der Health Check selbst.
Wenn Sie regelmäßig erfahren wollen, wie ich Salesforce-Orgs analysiere und optimiere: Ich teile solche Praxis-Einblicke jeden Dienstag in meinem kostenlosen Newsletter. Direkt aus echten Mandaten, ohne Marketing-Sprech.
Ihre Salesforce-Org ist über die Jahre gewachsen, niemand hat den vollen Überblick und Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Ich führe strukturierte Health Checks für mittelständische Salesforce-Orgs durch. Vom Lizenz-Audit bis zur Roadmap, mit konkretem Bericht und priorisierten Maßnahmen.
Ob Sie vor einer Konsolidierung stehen, Agentforce einführen wollen oder einfach Klarheit über den Zustand Ihrer Org brauchen: Ich helfe Ihnen, technische Schuld sichtbar zu machen und einen realistischen Plan zur Behebung zu erstellen. Lassen Sie uns über Ihre Org sprechen.
