Der E-Mail-Versand über Salesforce stellt viele Unternehmen vor die Frage, wie sich die Standard-Funktionen anpassen lassen, um den individuellen Anforderungen gerecht zu werden. Besonders das Vermeiden von Salesforce-spezifischen Header-Informationen und das Einhalten von Sicherheitsstandards wie DKIM stellt oft eine Herausforderung dar. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welche Lösungen es gibt und wie Sie die richtige Option für Ihr Unternehmen finden.
Was sind Salesforce-spezifische Header-Informationen?
Beim Versand von E-Mails aus Salesforce erscheint in der Regel eine spezifische Absenderadresse im Header, z. B.:sxhgqd3q6z4bwmy9.k2k556q2xwtw0jst.apectwx.2o-zdw7eag.eu25.bnc.salesforce.com.
Diese Information kann Kunden verunsichern oder von E-Mail-Providern als potenziell verdächtig eingestuft werden. Zusätzlich können Unternehmen, die ihre Marke in den Vordergrund stellen möchten, diesen Header als hinderlich empfinden.
1. Verwendung von DKIM-Keys
DKIM (DomainKeys Identified Mail) ermöglicht es, die Authentizität einer E-Mail zu gewährleisten, indem ein kryptographischer Schlüssel verwendet wird, um die Domain des Absenders zu validieren.
Vorteile:
- Erhöht die Glaubwürdigkeit von E-Mails.
- Reduziert das Risiko, dass E-Mails im Spam-Ordner landen.
- Relativ einfache Implementierung in Salesforce.
Nachteile:
- Funktioniert nur, wenn der Empfänger DKIM unterstützt.
- Benötigt technisches Know-how für die Einrichtung.
Weitere Infos zur Einrichtung von DKIM in Salesforce finden Sie in der Salesforce-Hilfe.
2. Einsatz eines E-Mail-Relays
Ein E-Mail-Relay ermöglicht es, den Versand von Salesforce über Ihren eigenen SMTP-Server abzuwickeln. Dadurch können Salesforce-spezifische Header entfernt und Ihre eigene Domain für den Versand genutzt werden.
Vorteile:
- Maximale Kontrolle über den E-Mail-Versand.
- Keine Salesforce-spezifischen Header sichtbar.
- Verbesserte Markenwahrnehmung.
Nachteile:
- Zusätzliche Kosten und Einrichtung eines SMTP-Servers.
- Komplexe Konfiguration, insbesondere für Unternehmen ohne IT-Abteilung.
Mehr Informationen zur Einrichtung eines E-Mail-Relays in Salesforce bietet dieser Artikel: Salesforce SMTP Relay.
3. Anpassungen der Salesforce-Einstellungen
Salesforce bietet auch interne Optionen, um die Sichtbarkeit bestimmter Header-Informationen zu reduzieren. Zum Beispiel kann die Checkbox "Enable compliance with standard email security mechanisms" deaktiviert werden, um zu verhindern, dass „Salesforce“ als Absenderadresse erscheint.
Vorteile:
- Keine zusätzlichen Kosten.
- Schnelle Umsetzung.
Nachteile:
- Kann die Zustellbarkeit negativ beeinflussen.
- Möglicherweise nicht DSGVO-konform.
4. Salesforce Inbox
Salesforce Inbox fungiert als Middleware zwischen E-Mail-Clients wie Outlook oder Gmail und Salesforce. Die häufigsten Anwendungsfälle konzentrieren sich auf die automatische Erfassung von E-Mail-Kommunikation in Salesforce, die Verfügbarkeit von CRM-Daten direkt im E-Mail-Client und die Nutzung von KI-gestützten Einblicken für eine effektivere Kundenkommunikation. Besonders Sales Development Representatives und Account Manager greifen häufig auf diese Funktionalität zurück.
Die zusätzlichen Lizenzkosten belaufen sich auf etwa 25 Euro pro Nutzer pro Monat für die Standard-Version. Für die erweiterte Enterprise-Version mit zusätzlichen Funktionen wie Einstein Activity Capture fallen circa 45 Euro pro Nutzer pro Monat an.
Kunden entscheiden sich hauptsächlich für Inbox-Lizenzen, weil sie die Produktivität ihrer Vertriebsteams deutlich steigern können. Die nahtlose Integration in bestehende E-Mail-Workflows und die Zeitersparnis durch automatisierte Dateneingabe sind dabei besonders überzeugend.
Vorteile
- Die automatische Synchronisation von E-Mails und Kalenderereignissen mit Salesforce eliminiert manuelle Dateneingaben und spart Vertriebsmitarbeitern durchschnittlich 5-7 Stunden pro Woche. Dies ermöglicht eine höhere Fokussierung auf wertschöpfende Vertriebsaktivitäten.
- Durch die Integration von Salesforce-Daten direkt im E-Mail-Client haben Vertriebsmitarbeiter sofortigen Zugriff auf relevante Kundeninformationen und können schneller und besser informierte Entscheidungen treffen. Dies verbessert die Qualität der Kundenkommunikation erheblich.
- Die KI-gestützten Funktionen wie Empfehlungen für optimale Versandzeiten und die Analyse der Kundeninteraktion helfen dabei, die Antwortquoten zu erhöhen und den Verkaufsprozess zu beschleunigen.
Nachteile
- Die zusätzlichen Lizenzkosten können besonders für kleinere Unternehmen eine signifikante Investition darstellen, deren ROI zunächst sorgfältig evaluiert werden muss.
- Die anfängliche Einrichtung und Konfiguration von Salesforce Inbox erfordert eine gewisse technische Expertise und sorgfältige Planung, um Datenschutzrichtlinien einzuhalten und optimale Synchronisationseinstellungen festzulegen.
- Nicht alle E-Mail-Clients werden gleichermaßen gut unterstützt. Während Outlook und Gmail hervorragend integriert sind, können Nutzer anderer E-Mail-Clients möglicherweise nicht den vollen Funktionsumfang ausschöpfen.
5. Separate E-Mail Marketing Lösungen
Die Integration von professionellen E-Mail-Versandlösungen in Salesforce ermöglicht personalisierte Massen-E-Mails zu versenden und deren Erfolg zu tracken. Die häufigsten Anwendungsfälle sind Marketing-Kampagnen, Kundenservice-Updates und automatisierte Vertriebskommunikation.
5.1 Moosend for Salesforce
Moosend ist die ideale Lösung für kleine bis mittelständische Unternehmen, die eine kostengünstige, aber leistungsfähige E-Mail-Marketing-Lösung suchen. Das Tool eignet sich besonders für Unternehmen, die schnell starten möchten und keine komplexen Automatisierungen benötigen.
Typische Anwendungsfälle
- Newsletter-Versand und Content-Marketing
- E-Commerce-Kampagnen mit Produktempfehlungen
- Einfache Marketing-Automatisierungen
Preismodell
- Einstiegspreis ab 9$/Monat für bis zu 500 Kontakte
- Professional-Plan ab 48$/Monat für bis zu 5.000 Kontakte
- Enterprise-Pricing für größere Datenbanken auf Anfrage
Vorteile
- Der visuelle E-Mail-Builder ermöglicht auch Marketing-Teams ohne technische Expertise, professionelle E-Mails zu erstellen. Die Templates sind modern und für alle Endgeräte optimiert
- Die Automation-Engine bietet vordefinierte Workflows für typische Szenarien wie Willkommens-Sequenzen oder Abandoned Cart E-Mails
- Hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis mit allen wichtigen Funktionen bereits in günstigeren Tarifen
Nachteile
- Die Synchronisation mit Salesforce kann bei großen Datenmengen zeitverzögert erfolgen
- Fortgeschrittene Segmentierungsmöglichkeiten sind im Vergleich zu Enterprise-Lösungen eingeschränkt
- Der Support ist nicht in deutscher Sprache verfügbar, was bei dringenden Problemen hinderlich sein kann
5.2 Mailchimp for Salesforce
Mailchimp ist die optimale Wahl für Unternehmen, die eine ausgereifte Marketing-Plattform mit umfangreichen Multichannel-Fähigkeiten suchen. Besonders geeignet für Organisationen, die neben E-Mail-Marketing auch Social Media Advertising und Content-Management aus einer Hand steuern möchten.
Typische Anwendungsfälle
- Omnichannel-Marketing-Kampagnen
- Customer Journey Management
- Content-Distribution über multiple Kanäle
Preismodell
- Essentials-Plan ab 11$/Monat für bis zu 500 Kontakte
- Standard-Plan ab 17$/Monat mit erweiterten Automationen
- Premium-Plan ab 299$/Monat für Enterprise-Funktionalitäten
Vorteile
- Die Plattform bietet eine einzigartige Kombination aus E-Mail-Marketing, Social Media Advertising und Website-Integration, was eine konsistente Customer Experience ermöglicht
- Fortschrittliche Analysetools und KI-gestützte Empfehlungen helfen bei der Optimierung von Kampagnen und der Verbesserung von Conversions
- Die große Entwickler-Community sorgt für ständige Verbesserungen und zahlreiche Integrationsmöglichkeiten
Nachteile
- Die komplexe Funktionsvielfalt kann überfordernd sein und erfordert dedizierte Ressourcen für die Einarbeitung
- Die Kosten steigen mit wachsender Kontaktdatabase schnell an
- Die Salesforce-Integration erfordert häufig zusätzliche Entwicklungsarbeit für spezifische Anforderungen
5.3 Salesforce Marketing Cloud Account Engagement (ehemals Pardot)
Marketing Cloud Account Engagement ist die erste Wahl für B2B-Unternehmen mit komplexen Vertriebsprozessen und hohen Anforderungen an Lead Nurturing und Scoring. Die Lösung eignet sich besonders für Unternehmen, die bereits stark in das Salesforce-Ökosystem investiert haben.
Typische Anwendungsfälle
- Komplexe B2B-Marketing-Automationen
- Account-Based Marketing (ABM)
- Vertriebsunterstützende Marketing-Aktivitäten
Preismodell
- Growth ab 1.250$/Monat
- Plus ab 2.500$/Monat
- Advanced ab 4.000$/Monat (Preise für 10.000 Kontakte)
Vorteile
- Die native Integration in Salesforce ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb ohne Datenverluste oder Synchronisationsprobleme
- Das ausgefeilte Lead-Scoring und Grading-System ermöglicht eine präzise Qualifizierung von Leads basierend auf demographischen Daten und Verhaltensmustern
- Umfangreiche Compliance- und Sicherheitsfunktionen erfüllen auch strenge Enterprise-Anforderungen und Datenschutzrichtlinien
Nachteile
- Die hohen Investitionskosten machen die Lösung für kleinere Unternehmen oft unwirtschaftlich
- Die Komplexität der Plattform erfordert geschulte Administratoren und regelmäßige Weiterbildung
- Anpassungen und Customizing sind oft nur mit Unterstützung spezialisierter Consultants möglich
Kombination von Methoden
Viele Unternehmen kombinieren DKIM mit einem E-Mail-Relay, um maximale Kontrolle und Sicherheit zu gewährleisten. So können Salesforce-spezifische Header entfernt und gleichzeitig E-Mail-Authentifizierungsstandards eingehalten werden.
Testen und Überwachen
- Nutzen Sie Tools wie SPF- und DKIM-Prüfer, um Ihre Konfiguration zu testen.
- Überwachen Sie die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails regelmäßig.
Absprache mit Experten
Wenn Unsicherheiten bestehen, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit Salesforce-Partnern oder internen IT-Spezialisten, um eine optimale Lösung für Ihr Unternehmen zu entwickeln.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen SMTP Relay und einem externen E-Mail-Dienst in Salesforce?
SMTP Relay leitet E-Mails über Ihren eigenen Mail-Server weiter, was mehr Kontrolle über Absenderreputation und Compliance bietet. Externe Dienste wie SendGrid oder Mailgun übernehmen die gesamte Infrastruktur und erleichtern die Skalierung.
Welche Option empfiehlt sich, wenn Ihre E-Mails häufig im Spam landen?
In diesem Fall ist SMTP Relay mit korrekt konfigurierten SPF- und DKIM-Einträgen meist die bessere Wahl, da Sie die Kontrolle über die sendende Domain behalten. Externe Dienste können ebenfalls helfen, sofern deren Domains korrekt authentifiziert sind.
Wie viele E-Mails kann Salesforce pro Tag versenden?
Das tägliche E-Mail-Limit hängt von Ihrer Salesforce-Edition ab und liegt standardmäßig bei 1.000 E-Mails pro Org per Tag für Standard-Workflows. Über externe Dienste oder SMTP Relay lässt sich dieses Limit umgehen.
Muss ich für SMTP Relay in Salesforce eigene Server betreiben?
Nein, Sie können auch einen Cloud-basierten SMTP-Anbieter wie Google Workspace oder Microsoft 365 als Relay nutzen. Wichtig ist, dass die Zugangsdaten und Portkonfiguration in den Salesforce-Einstellungen korrekt hinterlegt sind.
Welche Auswirkungen hat die Wahl des E-Mail-Versandwegs auf die DSGVO-Konformität?
Bei externen Diensten müssen Sie sicherstellen, dass ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) vorliegt und die Daten nach Möglichkeit auf europaeischen Servern verarbeitet werden. SMTP Relay über eigene Server bietet hier mehr Kontrolle.
Fazit
Die Wahl der richtigen Lösung für den E-Mail-Versand hängt von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Während DKIM eine einfache und effektive Methode zur Verbesserung der Zustellbarkeit ist, bietet ein E-Mail-Relay maximale Kontrolle und Markenanpassung. Unabhängig von der gewählten Methode ist es wichtig, die Konfiguration regelmäßig zu überprüfen und auf dem neuesten Stand zu halten.
Weiterführende Links:
